Åpenhet om ansvarlig leverandøradferd

Åpenhetsloven gjelder fra 1.juli 2022, og skal fremme virksomheters respekt for menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold, i forbindelse med produksjon av varer og levering av tjenester. Loven skal også sikre allmenheten tilgang på informasjon innenfor disse områdene.

Naboen skal ivareta hensynet til menneskerettigheter i hele vår virksomhet.

Etablering og vedlikehold av rammeverk

Dette omfatter blant annet styringsdokumenter, risikoanalyser, systemer for kartlegging og klassifisering av risiko og aktsomhetsvurderinger.

Gjennomføring av aktsomhetsvurderinger

Med utgangspunkt i fem prioriterte FNs bærekraftsmål, som vi mener å kunne påvirke mest, skal vi gjennomføre risikoanalyser og aktsomhetsvurderinger av leverandører og interne forhold.

Ved vurdering av vesentlig risiko, legges parametere som størrelse på årlige leveranser, geografi, bransje og negative hendelser til grunn.
Aktsomhetsvurderingene vil bli utført med utgangspunkt i risikobasert prioritering. Det betyr at omfanget av kartlegging og oppfølging tilpasses leverandørens vurderte risiko. Tilsvarende analyse gjennomføres av interne forhold, hvor også arbeid med aktivitets- og redegjørelsesplikt er sentralt. Ved brudd vil tiltak for å eliminere eller redusere risiko bli iverksatt. Eventuelle forbedringsområder hvor vi har påvirkningskraft vil også bli fulgt opp, rapportering av status og utvikling på relevante områder.

Redegjørelse for aktsomhetsvurderinger

Informasjon om arbeidet med åpenhetsloven vil bli oppdatert her, på vår hjemmeside. Det vil bli utarbeidet en årlig rapport som vil være tilgjengelig for allmennheten. Den første rapporten publiseres her senest 30.juni 2023.

Etiske retningslinjer for leverandør

Introduksjon 

Et renomme for høye forretningsetiske standarder er viktig for vår kommersielle suksess. I Naboen er vår forretningspraksis like viktig som resultatene vi oppnår, og vi forventer at våre leverandører deler holdningen til relasjoner preget av åpenhet og tillit. Våre etiske retningslinjer setter våre standarder og forpliktelser av etisk karakter som vi tror vil bidra til selskapets suksess gjennom: 

  • For å hjelpe oss med å håndtere risiko
  • For å beskytte vårt omdømme og opprettholde langsiktige interesser
  • Å utvikle en sammenhengende praksis på dette området
  • For å møte forventningene til våre eiere

 For å oppfylle våre etiske retningslinjer forventer vi også at du som leverandør til Naboen AS eller et av Naboen AS sine datterselskaper (herved referert til som “Naboen”) støtter vårt kontinuerlige arbeid for å drive vår virksomhet på en ansvarlig måte, basert på plikten til å respektere menneskerettigheter, arbeidstakerrettigheter, beskytte helse, sikkerhet og miljø, forhindre korrupsjon og generelt anvende sunn forretningspraksis. 

I denne bestrebelsen forventer vi at alle våre leverandører følger disse etiske retningslinjene (heretter referert til som «CoC»). Denne CoC er basert på Verdenserklæringen om menneskerettigheter, ILO-konvensjoner, Åpenhetsloven og FN’s Global Compacts 10 prinsipper for bærekraftig utvikling. 

Naboen vil ved valg av leverandører, i tillegg til andre kvalitetselementer og kommersielle aspekter, vurdere etterlevelse av denne CoC. CoC skisserer en minimumsstandard for adferd. Vi forventer at våre leverandører alltid prøver å utvise god dømmekraft, forsiktighet og omtanke ved å følge både kravene og intensjonene til CoC. Videre forventer vi at våre leverandører er transparente og har en åpen dialog om utfordringer de møter som en del av sin virksomhet. 

Når denne CoC er kommunisert til en spesifikk leverandør, skal den anses som et kontraktsdokument og som en integrert del av enhver kontrakt inngått mellom Naboen og den aktuelle leverandøren. 

I tillegg til overholdelse av denne CoC, forventer Naboen at alle leverandører overholder gjeldende nasjonale og internasjonale lover og forskrifter. 

 

1. Åpenhetsloven 

 Åpenhetsloven fremmer virksomheters respekt for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i forbindelse med produksjon av varer og levering av varer og tjenester samt sikre allmennheten tilgang til informasjon om hvordan bedrifter håndterer negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. 

Leverandører forventes å følge OECDs retningslinjer for multinasjonale foretak og å utføre aktsomhetsvurderinger i samsvar med OECDs aktsomhetsveiledning for ansvarlig forretningsatferd som sikrer overholdelse av åpenhetsloven. Der det er nødvendig, skal det sendes aktsomhetsrapporter. 

Videre har alle leverandører en plikt til å gi informasjon, der det etterspørres av Naboen, om risikoer og hvordan eventuelle negative påvirkninger håndteres. 

 

2. Leverandørforhold 

Naboen forventer at leverandørene deres utvider et prinsipp om rettferdig og ærlig handel med alle de gjør forretninger med, inkludert ansatte, underleverandører og andre parter. Leverandøren skal overholde gjeldende lover angående bestikkelser, korrupsjon, svindel og annen forbudt forretningspraksis. Leverandøren skal ikke tilby, love eller gi upassende fordeler eller insentiv til kunder, leverandører eller myndighetspersoner. 

Leverandøren skal ikke, direkte eller indirekte, tilby gaver til Naboen-ansatte eller personer som representerer Naboen eller noen nærstående med disse, med mindre gaven er av ubetydelig verdi. Normal forretningsgjestfrihet, for eksempel måltider, kan tilbys hvis det er et legitimt forretningsformål involvert, og kostnadene holdes innenfor rimelige grenser. 

Leverandøren skal under ingen omstendigheter forårsake eller være en del av brudd på generelle eller spesielle konkurranseregler og lover, slik som ulovlig samarbeid om prissetting eller ulovlig markedsdeling. 

 

3. Lovlig etterlevelse 

Leverandører må overholde sine respektive nasjonale lover og forskrifter og internasjonale konvensjoner om sosiale forhold og arbeidsforhold, barnearbeid og beskyttelse av miljøet. Når en relevant nasjonal lov og en av standardene som er definert i disse etiske retningslinjene tar opp det samme problemet, bør den strengeste av de to brukes. 

Hvis det blir funnet noen motstrid mellom en relevant nasjonal lov og en av standardene som er definert i disse etiske retningslinjene, må leverandøren informere Naboen og gi relevante detaljer om avviket. 

 

4. Barnearbeid 

Naboen respekterer dypt barns rett til utvikling og utdanning. Leverandører skal treffe alle nødvendige tiltak for å sikre at det ikke forekommer barnearbeid på deres eget produksjons- eller driftssted eller på deres underleverandørs produksjons- eller driftssteder. Barnearbeid er definert som arbeid utført av barn under 15 år eller yngre enn alderen til å fullføre den lokale grunnskolen. Den lokale lovbestemte minimumsalderen for ansettelse må imidlertid aldri brytes. Unge arbeidstakere (15-18 år) skal ikke ansettes i arbeid som setter deres helse eller sikkerhet i fare, herunder nattevakter. 

Leverandøren skal ha en bekreftet kopi av et offisielt dokument som viser arbeidstakerens fødselsdato. I land der dette ikke er mulig, skal fabrikken implementere en hensiktsmessig metode for å vurdere alderen til sine arbeidere. 

 

5. Tvangsarbeid 

Tvangsarbeid eller ufrivillig arbeid tolereres ikke av Naboen. Dette inkluderer arbeid på tvangskontrakt og andre former for arbeid, som utføres mot ens vilje eller valg. Det skal ikke gjøres trekk i lønn som følge av bøter eller forelegg ilagt under gjennomføringen av disiplinærstraff, med mindre dette skjer med henvisning til tariffavtale eller tillatt i lov. 

Arbeidstakere skal ikke være pålagt å inngi depositum, originale identitetspapirer eller arbeidstillatelse hos arbeidsgiveren eller noe annet organ på vegne av arbeidsgiveren. 

 

6. Arbeidstid og lønn 

Naboen erkjenner behovet for en sunn balanse mellom arbeid og fritid for alle ansatte. Med mindre den nasjonale loven er annerledes, bør arbeidstiden og lønnen være i samsvar med ILO-konvensjonene nr. 1, 14, 26 og 131. 

 

7. Helse, sikkerhet og arbeidsforhold 

Leverandører må sørge for at de eller deres produsenter eller underleverandører overholder alle lokale lover, direktiver og forskrifter knyttet til helse og sikkerhet på arbeidsplassen eller på et hvilket som helst annet sted enn arbeidsplassen hvor produksjon eller arbeid utføres, og at de implementerer eventuelle endringer til disse lovene, direktivene eller forskriftene. 

Naboen forventer at leverandørene tilbyr trygge og tilstrekkelige arbeidsfasiliteter for alle sine ansatte. Spesifikt, og som et minimum: 

  • tilgang til rene sanitæranlegg, drikkevann og rømningsveier ved brann,
  • tilrettelegging av spisepauser,
  • tilstrekkelig ventilasjon og temperaturkontroll.

Arbeidstakere skal få regelmessig og dokumentert helse- og sikkerhetsopplæring, og slik opplæring skal gjentas for nye arbeidstakere. 

 

8. Disiplinær praksis 

Leverandører skal behandle hver av sine arbeidere med respekt og verdighet. Ingen ansatte skal utsettes for fysisk, seksuell, psykologisk eller verbal trakassering eller overgrep. 

 

9. Forbud mot diskriminering 

Naboen forventer at leverandørene behandler alle rettferdig når de velger ut og behandler sine ansatte og skal ikke behandle noen person mindre gunstig på grunn av deres rase, farge, religion, seksuelle legning, alder, kjønn, nasjonalitet, funksjonshemming, sivil- eller helsestatus, fagforeningsmedlemskap , politisk tilhørighet eller etnisk opprinnelse. 

 

10. Organisasjonsfrihet og rett til å forhandle kollektivt 

Naboen respekterer de ansattes rett til å organisere seg og forhandle kollektivt. Dette betyr at også leverandører må anerkjenne sine ansattes frihet til å velge om de vil knytte seg til eller etablere en organisasjon, inkludert arbeidsorganisasjoner. 

Arbeidstakerrepresentanter skal ikke diskrimineres og de skal ha adgang til å utføre sine representanter på arbeidsplassen. 

Dersom retten til å melde seg inn eller danne fagforeninger er begrenset ved lov, skal arbeidsgiver legge til rette for, og under ingen omstendigheter hindre parallelle midler for uavhengig og fri forening og forhandlinger. 

 

11. Anerkjente arbeidsforhold & arbeidskontrakter 

Alle arbeidstakere skal ha rett til en arbeidsavtale. Så langt det er mulig, skal utført arbeid være på grunnlag av et anerkjent arbeidsforhold som beskytter arbeidstakerens rettigheter og sosial trygghet slik det er etablert gjennom nasjonal lov og praksis. 

Forpliktelser overfor ansatte skal ikke unngås ved bruk av arbeidskontrakter, underleverandører eller andre arbeidsregler. 

Alle arbeidstakere skal gis skriftlig og forståelig informasjon om deres ansettelsesforhold med hensyn til lønn før de tiltrer ansettelse, og om opplysningene om deres lønn for den aktuelle lønnsperioden hver gang de får lønn. 

  

12. Beskyttelse av miljøet 

Alle Naboens leverandører skal bestrebe seg på å drive sin virksomhet på en måte som reduserer den negative påvirkningen på miljøet så mye som mulig. Dette skal gjelde hele verdikjeden fra produksjon av råvarer til salg til forbruker. 

Leverandører må oppfylle forpliktelsene og retningslinjene fastsatt av lokal og nasjonal lov. I tillegg skal leverandørene arbeide for å redusere avfall og utslipp til luft, grunn og vann, håndtere kjemikalier på en miljø sikker måte, håndtere, lagre og deponere farlig avfall på en miljø sikker måte, samt bidra til resirkulering og gjenbruk av materialer og Produkter. 

 

13. Hensyn til marginaliserte befolkninger 

Produksjon og utvinning av råvarer for produksjon skal ikke bidra til å ødelegge ressursene og inntektsgrunnlaget for marginaliserte befolkninger, for eksempel ved å gjøre krav på store landområder eller andre naturressurser som disse bestandene er avhengige av. 

 

 

14. Ledelse 

Leverandøren skal iverksette positive tiltak for å svare på kravene i denne CoC og for å innlemme prinsippene til CoC i sin virksomhet. Leverandøren må også iverksette tiltak for å følge opp disse kravene til sine underleverandører. 

Leverandøren skal periodisk og systematisk gjennomgå hvordan egen virksomhet samsvarer med kravene i denne CoC. 

Leverandøren skal ha på plass klagesystemer som muliggjør anonym rapportering av urettferdig behandling og/eller andre klager. 

Leverandøren skal innhente Naboens samtykke før produksjon eller deler av produksjonen settes ut til en underleverandør. 

Når leverandøren benytter underleverandører i forbindelse med en leveranse til Naboen, skal alle koblinger være sporbare vedrørende produksjonsstedet. Leverandøren skal på forespørsel informere om alle underleverandører og deres produksjonssteder. 

 

15. Overvåking 

Naboen forventer at leverandører aktivt vil gjennomføre selvevalueringer og overvåke styringsprosessen deres for å sikre overholdelse av disse etiske retningslinjene. I tillegg forbeholder Naboen seg retten til å utføre revisjoner for å verifisere at disse etiske retningslinjene følges. 

Naboen forbeholder seg retten til at vi, eller representanter oppnevnt av Naboen, vil ha fri tilgang til produksjonsanlegget, med eller uten forhåndsvarsel. Slike representanter må dokumentere en signert godkjenning fra Naboen 

 

16. Brudd på retningslinjene 

I tilfeller der Naboen finner at leverandøren bryter disse etiske retningslinjene, vil vi bestrebe oss på å finne en løsning der leverandøren innen en avtalt tidsperiode vil operere i samsvar med retningslinjene. Hvis leverandøren etter denne avtalte perioden ikke har forbedret seg på gjeldende problemstilling og ikke har vist vilje til å respektere etiske retningslinjer, vil vi avslutte samarbeidet med leverandøren. 

 

17. Utvikling av etiske retningslinjer 

Naboen forventer at forbedringstiltak, når det er nødvendig, iverksettes av leverandørene. Naboen vil gjennomgå disse etiske retningslinjene med jevne mellomrom og innføre revisjoner der det er nødvendig. Dette inkluderer kontinuerlig evaluering og, hvis aktuelt, forbedring av vår egen policy og innkjøpspraksis for å gjøre det lettere for leverandører og underleverandører å overholde disse etiske retningslinjene. 

 

18.Erklæring

Leverandører som fyller ut vårt skjema for godkjenning av leverandører erklærer at de som leverandør har lest og forstått disse etiske retningslinjene og at de vil oppfylle kravene som er oppgitt. I tilfelle av manglende overholdelse av disse etiske retningslinjene vil vi informere Naboen om dette og sende inn en plan for hvordan vi kan oppnå samsvar.

De samtykker videre i å informere sine underleverandører om disse etiske retningslinjene og gjøre alt de kan for å sikre at de også overholder kravene som er oppgitt.