Naboen er i gang med aktsomhetsvurderinger etter åpenhetsloven.
Naboen omfattes av kravene i åpenhetsloven og har forankret arbeidet med aktsomhetsvurderinger i selskapets styre. Naboen vil kartlegge virksomheten, herunder leverandører og forretningsforbindelser, og vurdere om det er risiko for brudd på anstendig arbeidsforhold og/eller menneskerettigheter generelt. Skriftlige forespørsler om informasjon vedrørende hvordan Naboen håndterer faktiske og potensielle negative konsekvenser, kan rettes til HMSK leder på e-post.
Naboens etiske retningslinjer for leverandører finner du her:
Naboens etiske retningslinjer for ansatte og leverandører
1. Formål
Formålet med dette dokumentet er å fastsette felles prinsipper og etiske regler som gjelder for ansatte og leverandører til Naboen AS med datterselskaper/underavdelinger, heretter referert til som «Naboen».
Retningslinjene bygger på konvensjoner vedtatt av FN og den internasjonale arbeidsgiverorganisasjonen ILO, Menneskerettserklæringen, FN’s Global Compacts prinsipper for bærekraftig utvikling, og Åpenhetsloven.
2. Generelt om retningslinjene
Høy forretnings etisk standard er viktig for Naboens omdømme og kommersielle suksess. Vår forretningspraksis er like viktig som resultatene vi oppnår. Ved å utvise god dømmekraft, forsiktighet og omtanke, og følge både kravene og intensjonene til dette dokumentet, bidrar vi til selskapets suksess og visjon om å bli Norges beste nabo.
Vi forventer at våre ansatte og leverandører deler holdningen til relasjoner preget av åpenhet og tillit, følger våre etiske retningslinjer og støtter vårt kontinuerlige arbeid for å drive vår virksomhet på en ansvarlig måte, herunder respektere menneskerettigheter, arbeidstakerrettigheter, beskytte helse, sikkerhet og miljø, forhindre korrupsjon og generelt anvende sunn forretningspraksis.
Våre etiske retningslinjer setter standarder og forpliktelser av etisk karakter, og
- hjelper oss å ta riktige valg
- hjelper oss å håndtere risiko
- beskytter vårt omdømme og opprettholder langsiktige interesser
- utvikler en sammenhengende praksis på dette området
- møter forventningene til våre eiere
3. Omfang og ansvar
Disse retningslinjene gjelder for Naboens leverandører og medarbeidere på alle nivåer inkludert midlertidig ansatte og oppdragstakere.
Det påligger alle som er omfattet av de etiske retningslinjene å gjøre seg kjent med dem og medvirke til at de blir fulgt. Ledere har et særlig ansvar for oppfølging av retningslinjene og skal fremstå som gode rollemodeller. Naboens ansatte må også ha et bevisst forhold til hvordan deres private adferd kan påvirke tilliten til bedriften.
Retningslinjene er et uttrykk for vårt grunnleggende syn på ansvarlig og etisk adferd. De er ikke uttømmende, og dekker ikke alle etiske problemstillinger som vi kan møte. Det kreves god dømmekraft for å avgjøre om en bestemt handling eller beslutning er etisk forsvarlig. Er du i tvil, må du søke veiledning hos din overordnede eller ta kontakt med HR-ansvarlig.
4. Grunnleggende forventninger
- Du er kjent med våre verdier og legger dem til grunn i ditt arbeid.
- Du opptrer profesjonelt og med aktsomhet, redelighet og saklighet.
- Du avstår fra handlinger som kan svekke tilliten til vår bedrift og hos våre kunder.
- Du behandler alle du kommer i kontakt med gjennom ditt arbeid med høflighet og respekt.
- Du er bevisst på etiske problemstillinger i nærmiljøet, herunder menneskerettigheter, arbeidslivsstandarder, miljø og korrupsjon.
- I ditt arbeid søker du å påvirke medarbeidere og samarbeidspartnere til å holde en høy etisk standard i sine virksomheter.
5. Personlig adferd
Alle ansatte i Naboen skal bidra til et godt arbeidsmiljø preget av likeverd, mangfold, åpenhet og toleranse. Vi forventer det samme av våre leverandører. Dette inkluderer blant annet – men ikke begrenset til:
5.1. Diskriminering
Vi aksepterer ingen form for trakassering, diskriminering eller annen utilbørlig adferd overfor kolleger eller andre du forholder deg til som ansatt hos oss. Retningslinjer for dette finnes i Naboens politikk mot diskriminering.
5.2. Rusmidler
Du er forsiktig i din omgang med alkohol og andre rusmidler, og viser deg ikke beruset i jobbsammenheng. Du skal ta hensyn til kolleger som av ulike grunner ikke drikker alkohol. Naboen har en egen prosess for forebygging og behandling av rus og avhengighet.
5.3. Konfidensialitet
Du behandler sensitiv informasjon med aktsomhet og lojalitet, også når du ikke er pålagt taushetsplikt. Du behandler informasjon fra kunder/leverandører/samarbeidspartnere som konfidensiell når du burde forstå at videreformidling til utenforstående kan skade Naboen og/eller involverte parter. Alle naboens nyansatte signerer en egen taushetserklæring som del av ansettelsesavtalen.
5.4. Reiser, arrangementer m.m.
Våre medarbeidere forutsettes å opptre i henhold til disse retningslinjer når de er på tjenestereise, kurs og andre arrangementer. Vi er bevisst hvordan vi oppfattes, slik at vi alltid opptrer på en måte som ivaretar tilliten til Naboen.
5.5. Miljø
Du er bevisst de konsekvenser din adferd og dine beslutninger kan få for miljøet. Miljøvurderinger og miljøkostnader inkluderes i alle beslutninger. Naboen er ISO 14001 miljøsertifisert, har identifisert egne miljøaspekter, satt egne miljømål og etablert prosesser for å nå disse målene.
5.6. Sosiale medier og mediehåndtering for øvrig
Naboen skal være en åpen, tilgjengelig og etterrettelig bedrift.
Våre ansatte og leverandører forventes å opptre varsomt ved bruk av sosiale medier, også privat, da ytringer på sosiale medier vil kunne oppfattes som representative for oss. Det skal på forhånd innhentes tillatelse fra den eller de som vises på foto eller video, og selskapets verdier og lojalitetsplikten overfor arbeidsgiver skal hensyntas.
Naboen har egne prosesser for å ivareta håndtering av informasjon og medier, personvern og informasjonssikkerhet og sikkerhetsregler for datautstyr, internett og e-post.
Kontakt med media ved uønskede hendelser skal ivaretas av oppnevnt presse- og pårørendekontakt i beredskapsplan.
6. Integritet og mulige interessekonflikter
Ansatte i Naboen skal ikke søke å oppnå uberettigede fordeler for seg selv eller nærstående, eller som er i strid med interessene til Naboen når man representerer selskapet. Unngå sitasjoner med faktisk eller potensiell interessekonflikt.
6.1. Antikorrupsjon
Naboen har nulltoleranse for korrupsjon, bestikkelser / tilretteleggingspenger, svindel og annen forbudt forretningspraksis, og arbeider aktivt for å sikre at dette ikke forekommer. Vi forventer det samme av våre leverandører, og at de har et prinsipp om rettferdig og ærlig handel med alle de gjør forretninger med.
6.2. Gaver og andre fordeler
Ansatte i Naboen skal hverken gi eller motta gaver eller fordeler som er upassende eller som på annen måte kan tenkes å skade bedriftens interesser eller omdømme, eller så tvil om mottakers integritet eller omdømme.
Normal forretningsgjestfrihet, for eksempel måltider, kan tilbys hvis det er et legitimt forretningsformål involvert, og kostnadene holdes innenfor rimelige grenser.
Leverandøren skal ikke, direkte eller indirekte, tilby gaver til Naboen-ansatte eller personer som representerer Naboen eller noen nærstående med disse, underleverandører eller myndighetspersoner, med mindre gaven er av ubetydelig verdi.
Alle transaksjoner med og på vegne av Naboen skal være avtalefestede, lovlige og av normal forretningsmessig art.
6.3. Rolleblanding og deltakelse i annen virksomhet
Heltidsansatte i Naboen skal ha dette som sin ervervsmessige hovedbeskjeftigelse og kan ikke drive privat forretningsvirksomhet eller inneha styreverv og andre verv av et visst omfang eller betydning, uten å ha innhentet arbeidsgivers skriftlige samtykke. Nærmeste overordnet skal holdes skriftlig orientert om lønnet arbeid utenfor Naboen. Dette er beskrevet i ansettelsesavtale.
6.4. Varsling av kritikkverdige forhold
Naboen ønsker å ha en åpen bedriftskultur der det er aksept for å ta opp bekymringer og å reise kritikk.
Naboen har skrevne prosedyrer for varsling og for forbedringer, avvik, skader og farlig tilstand. Disse inneholder rutiner og framgangsmåte ved varsling, hvem som skal varsles, hvordan man varsler og hvordan varsel skal følges opp. Naboen har eget arbeidsmiljøutvalg.
Alle involverte parter i en varslingssak skal bli ivaretatt. Arbeidstaker som varsler skal beskyttes for gjengjeldelse.
Dersom leverandører oppdager eller mistenker forhold som innebærer faktisk- eller risiko for brudd på disse retningslinjene, enten internt i virksomheten eller i leverandørkjeder, skal Naboen umiddelbart varsles om dette. I et slikt tilfelle skal leverandøren iverksette tiltak for å redusere og, om mulig, eliminere risiko.
6.5. Overtredelse
Overtredelse av våre etiske retningslinjer vil kunne medføre disiplinære reaksjoner, enten i form av advarsel, oppsigelse eller avskjed.
7. Forventninger og krav til leverandører og underleverandører
Naboen er bevisst sitt sosiale ansvar og legger vekt på å kombinere sunn forretningsdrift med et tydelig ansvar for samfunn og miljø. Vi ønsker å bidra til å påvirke arbeidet for menneskerettigheter, arbeidsrettigheter, og vern av miljø – både internt i Naboen og overfor våre leverandører.
Naboen vil ved valg av leverandører, i tillegg til andre kvalitetselementer og kommersielle aspekter, vurdere etterlevelse av våre etiske retningslinjer.
Vi forventer at våre leverandører har en høy etisk standard, er transparente og har en åpen dialog om utfordringer de møter som en del av sin virksomhet. De skal overholde gjeldende nasjonale og internasjonale lover, forskrifter og internasjonale konvensjoner om sosiale forhold og arbeidsforhold, barnearbeid og beskyttelse av miljøet.
Når en relevant nasjonal lov og en av standardene som er definert i disse etiske retningslinjene tar opp det samme problemet, bør den strengeste av de to brukes. Ved motstrid mellom en relevant nasjonal lov og en av standardene som er definert i disse etiske retningslinjene, må leverandøren informere Naboen og gi relevante detaljer om avviket.
Leverandøren skal under ingen omstendigheter forårsake eller være en del av brudd på generelle eller spesielle konkurranseregler og lover, slik som ulovlig samarbeid om prissetting eller ulovlig markedsdeling.
Når disse etiske retningslinjene er kommunisert til en spesifikk leverandør, skal den anses som et kontraktsdokument og som en integrert del av enhver kontrakt inngått mellom Naboen og leverandøren.
7.1. Åpenhetsloven
Åpenhetsloven fremmer virksomheters respekt for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i forbindelse med produksjon av varer og levering av varer og tjenester, samt sikre allmennheten tilgang til informasjon om hvordan bedrifter håndterer negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.
Leverandører forventes å følge OECDs retningslinjer for multinasjonale foretak og å utføre aktsomhetsvurderinger i samsvar med OECDs aktsomhetsveiledning for ansvarlig forretningsatferd som sikrer overholdelse av åpenhetsloven. Der det er nødvendig, skal det sendes aktsomhetsrapporter.
Videre har alle leverandører en plikt til å gi informasjon, der det etterspørres av Naboen, om risikoer og hvordan eventuelle negative påvirkninger håndteres.
7.2. Barnearbeid
Naboen respekterer dypt barns rett til utvikling og utdanning. Leverandører skal treffe alle nødvendige tiltak for å sikre at det ikke forekommer barnearbeid på deres eget produksjons- eller driftssted eller på deres underleverandørs produksjons- eller driftssteder.
Barnearbeid er definert som arbeid utført av barn under 15 år eller yngre enn alderen til å fullføre den lokale grunnskolen. Den lokale lovbestemte minimumsalderen for ansettelse må imidlertid aldri brytes. Unge arbeidstakere (15-18 år) skal ikke ansettes i arbeid som setter deres helse eller sikkerhet i fare, herunder nattevakter.
Leverandøren skal ha en bekreftet kopi av et offisielt dokument som viser arbeidstakerens fødselsdato. I land der dette ikke er mulig, skal fabrikken implementere en hensiktsmessig metode for å vurdere alderen til sine arbeidere.
7.3. Tvangsarbeid
Tvangsarbeid eller ufrivillig arbeid tolereres ikke av Naboen. Dette inkluderer arbeid på tvangskontrakt og andre former for arbeid, som utføres mot ens vilje eller valg. Det skal ikke gjøres trekk i lønn som følge av bøter eller forelegg ilagt under gjennomføringen av disiplinærstraff, med mindre dette skjer med henvisning til tariffavtale eller tillatt i lov.
Arbeidstakere skal ikke være pålagt å betale depositum, levere originale identitetspapirer eller arbeidstillatelse hos arbeidsgiveren eller noe annet organ på vegne av arbeidsgiveren.
7.4. Arbeidstid og lønn
Naboen erkjenner behovet for en sunn balanse mellom arbeid og fritid for alle ansatte. Alle har krav på arbeidskontrakt og forutsigbar arbeidstid. Med mindre den nasjonale loven er annerledes, bør arbeidstiden og lønnen være i samsvar med ILO-konvensjonene nr. 1, 14, 26 og 131.
7.5. Helse, sikkerhet og arbeidsforhold
Leverandører må sørge for at både de selv og deres produsenter eller underleverandører overholder alle lokale lover, direktiver og forskrifter knyttet til helse og sikkerhet på arbeidsplassen eller på et hvilket som helst annet sted enn arbeidsplassen hvor produksjon eller arbeid utføres, og at de implementerer eventuelle endringer til disse lovene, direktivene eller forskriftene.
Naboen forventer at leverandørene tilbyr trygge og tilstrekkelige arbeidsfasiliteter for alle sine ansatte. Spesifikt, og som et minimum:
- tilgang til rene sanitæranlegg, drikkevann og rømningsveier ved brann,
- tilrettelegging av spisepauser,
- tilstrekkelig ventilasjon og temperaturkontroll.
Arbeidstakere skal få regelmessig og dokumentert helse- og sikkerhetsopplæring, og slik opplæring skal gjentas for nye arbeidstakere.
7.6. Disiplinær praksis
Leverandører skal behandle alle sine arbeidere med respekt og verdighet. Ingen ansatte skal utsettes for fysisk, seksuell, psykisk eller verbal trakassering eller overgrep.
7.7. Forbud mot diskriminering
Naboen forventer at leverandørene behandler alle rettferdig når de velger ut og behandler sine ansatte og skal ikke behandle noen person mindre gunstig på grunn av deres rase, hudfarge, avstamning, religion, seksuelle legning, alder, kjønn, funksjonsvariasjon, sivil- eller helsestatus, fagforeningsmedlemskap, politisk tilhørighet eller nasjonal/etnisk opprinnelse.
7.8. Organisasjonsfrihet og rett til å forhandle kollektivt
Naboen respekterer de ansattes rett til å organisere seg og forhandle kollektivt. Dette betyr at også leverandører må anerkjenne sine ansattes frihet til å velge om de vil knytte seg til eller etablere en organisasjon, inkludert arbeidsorganisasjoner.
Arbeidstakerrepresentanter skal ikke diskrimineres og de skal ha adgang til å utføre sine oppgaver på arbeidsplassen.
Dersom retten til å melde seg inn eller danne fagforeninger er begrenset ved lov, skal arbeidsgiver legge til rette for, og under ingen omstendigheter hindre parallelle midler for uavhengig og fri forening og forhandlinger.
7.9. Anerkjente arbeidsforhold og arbeidskontrakter
Alle arbeidstakere skal ha rett til en arbeidsavtale. Så langt det er mulig, skal utført arbeid være på grunnlag av et anerkjent arbeidsforhold som beskytter arbeidstakerens rettigheter og sosiale trygghet slik det er etablert gjennom nasjonal lov og praksis.
Forpliktelser overfor ansatte skal ikke unngås ved bruk av unntak beskrevet i arbeidskontrakter, underleverandører eller andre arbeidsregler.
Alle arbeidstakere skal gis skriftlig og forståelig informasjon om deres ansettelsesforhold med hensyn til lønn før de tiltrer ansettelse, og om opplysningene om deres lønn for den aktuelle lønnsperioden hver gang de får lønn.
7.10. Beskyttelse av miljøet
Alle Naboens leverandører skal bestrebe seg på å drive sin virksomhet på en måte som reduserer den negative påvirkningen på miljøet så mye som mulig. Dette skal gjelde hele verdikjeden fra produksjon av råvarer til salg til forbruker.
Leverandører må oppfylle forpliktelsene og retningslinjene fastsatt av lokal og nasjonal lov. I tillegg skal leverandørene arbeide for å redusere avfall og utslipp til luft, grunn og vann, håndtere kjemikalier på en miljøvennlig og sikker måte, håndtere, lagre og deponere farlig avfall på en miljø sikker måte, samt bidra til resirkulering og gjenbruk av materialer og produkter.
7.11. Hensyn til marginaliserte befolkninger
Produksjon og utvinning av råvarer for produksjon skal ikke bidra til å ødelegge ressursene og inntektsgrunnlaget for marginaliserte befolkninger, for eksempel ved å gjøre krav på store landområder eller andre naturressurser som de er avhengige av.
7.12. Forvaltning
Leverandøren skal iverksette positive tiltak for å oppfylle kravene i Naboens etiske retningslinjer og for å innlemme prinsippene i sin virksomhet. Leverandøren må også iverksette tiltak for å følge opp disse kravene til sine underleverandører.
Leverandøren skal periodisk og systematisk gjennomgå hvordan egen virksomhet samsvarer med kravene i dette dokumentet.
Leverandøren skal ha på plass systemer som muliggjør anonym varsling av urettferdig behandling og/eller andre klager.
Leverandøren skal innhente Naboens samtykke før produksjonen eller deler av den settes ut til en underleverandør.
Når leverandøren benytter underleverandører i forbindelse med en leveranse til Naboen, skal alle koblinger være sporbare vedrørende produksjonsstedet. Leverandøren skal på forespørsel informere om alle underleverandører og deres produksjonssteder.
7.13. Overvåking, evaluering og innsyn
Naboen forventer at leverandører aktivt gjennomfører selvevalueringer og overvåker styringsprosessen deres for å sikre overholdelse av disse etiske retningslinjene. I tillegg forbeholder Naboen seg retten til å utføre kontroller for å verifisere at disse etiske retningslinjene følges.
Naboen forbeholder seg retten til at vi, eller representanter oppnevnt av Naboen, vil ha fri tilgang til produksjonsanlegget, med eller uten forhåndsvarsel. Slike representanter må ha en signert godkjenning fra Naboen.
7.14. Brudd på retningslinjene
I tilfeller der Naboen finner at leverandøren bryter disse etiske retningslinjene, vil leverandøren få mulighet å rette opp i misforholdene innen en avtalt tidsperiode. Hvis leverandøren etter denne avtalte perioden ikke har forbedret seg på gjeldende problemstilling og ikke har vist vilje til å respektere våre etiske retningslinjer, vil vi avslutte samarbeidet med leverandøren.
7.15. Utvikling av etiske retningslinjer
Naboen forventer at forbedringstiltak iverksettes av leverandørene ved behov. Naboen vil gjennomgå disse etiske retningslinjene med jevne mellomrom og innføre revisjoner der det er nødvendig. Dette inkluderer kontinuerlig evaluering og forbedring av vår egen policy og innkjøpspraksis for å gjøre det lettere for leverandører og underleverandører å overholde disse etiske retningslinjene.
7.16. Erklæring
Vi erklærer herved at vi som leverandør har lest og forstått disse etiske retningslinjene og at vi vil oppfylle kravene som er oppgitt. I tilfelle av manglende overholdelse av disse etiske retningslinjene vil vi informere Naboen om dette og sende inn en plan for hvordan vi kan oppnå samsvar.
Vi forplikter oss også til å informere våre underleverandører om disse etiske retningslinjene og gjøre alt vi kan for å sikre at de også overholder kravene som er oppgitt.
Lenke til godkjenningsskjema: https://forms.office.com/Pages/ResponsePage.aspx?id=HVrDI_GGR0me_gF4s7MpJJmlOR8DlBVFiv0cAglJdVxURTVBRDY1SUREQ1Y1VDVFOFc3MkozOVhKMy4u